Papier und Stift

Modernes Archiv oder doch Brockhaus der eigenen Dokumente?

DMS – Document Management Systems sind die Nutzung eines Computer Systems und Software zur Sicherung, Verwaltung sowie Verfolgung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder auf Papier basierter Information, welche durch einen Dokumentenscanner erfasst werden. Die Software will die Schriftstücke archivieren und unternehmensweit zugänglich machen.

Oft werden die Abkürzungen ECM und DMS im selben Satz genannt ohne sich genauer mit ihren Inhalten auseinander zu setzen. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) sind Konzepte wobei verschiedene Software-Lösungen ineinander greifen. Sie sollen Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen in einem Unternehmen gewährleisten. Zentrale Elemente hierfür sind Archivierungs-, In- und Output-Management- sowie Web-Content-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem. DMS ist also eine Software, die Teil einer jeden ECM-Lösung ist. Man kann sich das so denken: Alle Daumen sind Finger aber nicht alle Finger sind Daumen. Jedoch können DMS auch eigenständig eingesetzt werden, um die digitale Archivierung zu ermöglichen.

ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens bzw. einer Organisation und ist eine weitere ominöse Abkürzung, die man im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen hört.

ERP wird in dem Kontext gebraucht, wenn man von Anwendungen und Schnittstellen spricht. Diese Schnittstellen werden benötigt, damit sich das DMS und das im Einsatz befindliche ERP-System (quasi der große Bruder von DMS), beispielsweise SAP, gegenseitig verstehen. Dieses gegenseitige Verstehen bedeutet, dass Dokumente, die im ERP-System generiert werden, reibungslos ins DMS überführt werden und – das ist eine wesentliche Anforderung an das DMS – darüber hinaus aus dem DMS heraus auch von Anwendern genutzt werden sollen, die nichts mit der Hauptanwendung – dem ERP-System – zu tun haben.

Welches dieser Dokumentenmanagement-Systeme allerdings zur individuellen Kanzlei passt, ist oftmals nicht einfach herauszufinden. Verschiedene Onlinedienste haben es sich zur Aufgabe gemacht genau dieses Problem zu lösen und auf Grund einer Umfrage, das hoffentlich geeignetste DMS für das jeweilige Unternehmen zu finden.
-> DMSInformationen.at ist ein online DMS Führer, welcher Datenemanagement Softwares vergleicht

-> eine weitere interessante Webseite kann poolworxx.de sein, welche die Themen: Technologie-Coaching, Enterprise Content Management (ECM), etc. umfasstDMS kann man sowohl entgeltlich, als auch als Open Source kostenlos bekommen. „Als Open Source wird Software bezeichnet, deren Quelltext öffentlich und von Dritten eingesehen, geändert und genutzt werden kann.“ Agorum und Alfresco scheinen verschiedenste Nutzer besonders zu beeindrucken (diese ist keine Empfehlung, sondern eine Veranschaulichung):

  • Agorum: (agorum.com) kann für Windows sowie Linux-Systeme verwendet werden und bietet agorum core Open zum Herunterladen an. Da es sich um Open Source Software handelt, kann man den Programmcode frei verändern und so das DMS System an individuelle Bedürfnisse anpassen.
  • Alfresco: (alfresco.com) ist eine plattformunabhängige freie Software zur Dokumentenverwaltung. Neben der marktüblichen Funktionalität (Schriftgutverwaltung und Arbeitsablauf) bietet die aktuelle Version die Möglichkeit, Web Content zu verwalten.

-> Das kostenpflichtige Dokumentenverwaltungssystem LegalWorks (uptimelegalworks.com) hat sich auf Kanzleien spezialisiert. Dieses sachenzentrische System sortiert Emails, Notizen und Dokumente ihrem Inhalt entsprechend und ist Cloud-basiert. Der Preis kommt auf Anwenderanzahl (5 minimum) sowie Applikationen, welche man braucht/will, an.

-> Eine weitere Dokumenten- und Email Management Software, welche ihre Stammkunden vor allem in der juristischen Branche wiederfindet, ist iManage (work). In dieser Software wird jeder Fall des Anwalts als sogenanntes Projekt erstellt, was die Grundlage für weitere Dienste darstellt. Denn sobald die Dokumente einmal in der iManage Datenbank vorhanden sind gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verwaltung oder Weiterverarbeitung. Bespiele dafür wären: Document Version Management, Document Check-Out / Check-In, Scanner IntegrationMicrosoft Office Integration,Index / Search, Security, Permissions and User/Group Framework, Document Tagging and Profiling, Document Change Alerts. Weiters integriert es Outlook, um sachzentrisch Emails abzulegen zu dem jeweiligen Projekt in iManage. Die mobile App ist für iOS erhältlich und heißt iManage work Mobility

-> SAP S/4HANA ist für Unternehmen, die SAP nutzen interessant, da sie als Rechtsabteilung sämtliche Abläufe hier abbilden können. Der „Nachfolger“ von SAP HANA ist auf dessen Grundlage gebaut worden und kann entweder Cloud-basiert (Cloud Managed) oder für den Vor-Ort-Einsatz (On Premise) erworben werden. Es ist eine ERP Suite und soll Geschäftsabläufe vereinfachen. Dazu zählen intelligente Textanalyse, Vorhersageanalysen, Simulationen sowie eine leistungsfähige Entscheidungsunterstützung und Zugriff auf alle Arten von Daten in Echtzeit. Das neue Konzept von SAP S/4HANA für bessere Benutzererfahrung heißt heißt SAP Fiori und ist mit allen Endgeräten kompatibel. Im Zusammenhang mit dieser Thematik wird auch das Schlagwort In-Memory-Computing fallen. In-Memory-Computing ist es möglich, große Datenmengen im Hauptspeicher zu verarbeiten und Analyse- und Transaktionsergebnisse direkt bereitzustellen. SAP nennt dies Massive Parallel Processing (MPP).

Ultimativ ist ein Document Management System ein wichtiges Glied in der langen Kette zur papierlosen Kanzlei und bis dahin müssen wir uns wohl weiter mit Büroklammern herumschlagen.

Ihr Future-Law Team

Sophie Martinetz & Sophie Werner

PS: wir geben hier keine Empfehlung für Softwarehersteller ab. Wir bieten Ihnen hier Anschauungsbeispiele.

Sophie Martinetz  Sophie Werner