Ein Conference Call unterscheidet sich, abgesehen vom abgehaltenen Ort und der Distanz der Teilnehmer*innen, nicht von gewöhnlichen Meetings. Die Tagesordnung und besprochenen Inhalte bleiben gleich. Allerdings vergisst man das leicht, wenn man sich im Komfort seiner eigenen 4-Wände befindet, weswegen wir Erfahrungen gesammelt haben für unser kleines Conference Call Etiquette 101.
- Mute-Magic: Stellen Sie sicher, dass Sie die Hintergrundgeräusche auf ein Minimum reduzieren. Da das nicht immer möglich ist, raten wir von der Stummschalteoption großzügig Gebrauch zu machen.
1a. Stellen Sie sich selbst auf stumm während Redepausen, um ein Übersprechen zu vermeiden. Besonders bei Conference Calls, bei welchen man die anderen Teilnehmer*innen nicht auf dem Bildschirm vor sich sieht kann dies den Konversationsfluss wesentlich verbessern. - Benutzen Sie Kopfhörer mit einem integrierten Mikrofon für bessere Audioqualität (viele Smartphones liefern beim Kauf Kopfhörer mit, diese funktionieren zumeist am Besten und man muss kein spezielles Headset kaufen).
- Preparation is key: Probieren Sie den Conference Call Link schon vor Beginn des Meetings aus. Manche Applikationen erfordern einen Download im Vorfeld des Meetings.
- Sharing is caring: Ihr Computerbildschirm ist ein virtueller Arbeitsplatz. Wenn Sie bei einem Meeting Ihren Desktop mit den anderen Teilnehmer*innen teilen stellen Sie sicher, dass dieser virtuelle Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt ist und nicht ungewollt vielleicht den Mailverlauf zeigt.
4a. Auch Push-up Notifikationen und eingehende Nachrichten sind auf Ihrem Bildschirm ersichtlich. Diese kann man allerdings in den Einstellungen der meisten Applikationen für die Dauer des Meetings “blockieren”.
Die teils unfreiwillige Umstellung der Arbeitsweise muss nicht nur negativ sein, ganz im Gegenteil. Wir könnten längerfristig nachhaltig von dem Umdenken und außerhalb der Box denken profitieren. Die digitale Infrastruktur wird ausgeweitet, Homeoffice wird zunehmend Teil der Arbeitskultur und die Auseinandersetzung mit der Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten.
Das Future-Law Team im Conference Call
Wenn Sie noch auf der Suche nach Applikationen oder Tools für Ihr Unternehmen sind oder Fragen haben, schauen Sie gerne bei unserer Digitalen Initiative vorbei. In Kooperation mit mehreren Legal Tech Start-Ups/Unternehmen wollen wir daher alle Jurist*innen bei der Bewältigung der Herausforderungen von Home-Office und co. unterstützen!
Ihr Future-Law Team,
Sophie Martinetz & Sophie Werner
