Auf dem Weg zur digitalen Kanzlei von morgen

 

Digitale Kanzlei
Wie und Was, bitte?

Papierlose Büros sind in der juristischen Trendforschung schon länger ganz weit oben, wirken zum jetzigen Zeitpunkt allerdings immer noch ein wenig futuristisch. Weitaus wahrscheinlicher ist es ein hybrides Büro vorzufinden und dies auf Grund mehrerer Gegebenheiten. Oft sind Kanzleisoftwares oder andere technische Voraussetzungen bereits in Kanzleien/Rechtsabteilungen vorhanden. Dennoch stellt die Umstellung auf eine umfassende digitale Arbeitsweise einige Herausforderungen dar.

Welche Aspekte sind hier zu beachten? Das wollen wir von verschiedenen Seiten beleuchten:

First things first: Dokumentenmanagement 
Das häufigste Dokumentenmanagementsystem im Rechtsbereich ist die Kanzleisoftware. Diese sind historisch gewachsen und begleiten den Kanzleibetrieb seit Jahren. Die Software sollte zur eigenen Kanzlei natürlich passen, da die Kanzleisoftware oft die Grundlage für die nächsten Digitalisierungsschritte sind. Immer öfter haben Kanzleisoftwares auch neuere Features wie zB Signatursoftwareprogramme.

Digitaler Workflow — Was ist er und Wie “kreiere” ich ihn ?
Idealerweise würde man sowohl im Posteingang als auch im Postausgang, in der jeweiligen Kanzlei, nur mehr elektronische Dokumente vorfinden. Diese Vorstellung ist derzeit allerdings noch illusorisch, was jedoch nicht bedeutet, dass man den Mittelschritt nicht nach dem Muster des Workflows digitalisieren kann.

1. Posteingang: sortieren & digitalisieren
Dokumente, welche in Papierform in die jeweilige Kanzlei kommen, müssen zuerst gescannt werden um sie in ein digitales Format zu bringen. Die geeignetsten Dateiformate sind meistens JPG oder PDF. ADF (Automatic-Document-Feeder) Geräte verarbeiten Papierstapel und können auch doppelseitig bedruckte Dokumente einscannen (Duplex-Scan). Hilfreich für die Weiterverarbeitung ist es im Posteingang Texterkennung (OCR) einzusetzen.
Ein Scanner reicht oft nicht aus, um die relevanten Informationen aus Dokumenten herauszuziehen und beispielsweise im bearbeitbaren Microsoft Word-Format wiederzugeben. Zum Auslesen und Weiterverwenden der Informationen aus gescannten Dokumenten, Digitalbildern oder Nur-Bild-PDFs benötigt man eine OCR-Software, die in den Bildern Buchstaben erkennt, diese zu Wörtern zusammensetzt und aus diesen wiederum ganze Sätze baut (bei neueren Geräten meist inklusive). Es ist also eine durchsuchbare PDF-Datei mit zwei Schichten, bestehend aus einerseits dem eigescannten Bild und andererseits dem Ergebnis der Texterkennung und dadurch durchsuchbar.

Betreffend Aufbewahrungsfristen und eventuelle spätere Referenz können Zeitstempel und digitale Signatur für digitale Dokumente ausreichen (siehe weiter unten).

2. E-Akte
Bei größeren Datenmengen bietet es sich an sich über DMS (Document Management Systems), das über die Möglichkeiten der Standardanwendungen einer Kanzleisoftware hinausgeht,  schlau zu machen.

Was ist ein DMS? Mithilfe von Metadaten werden die Dokumente näher beschrieben und helfen so zur besseren Übersicht und Wiederfindung. Das oben genannte OCR speißt die gewonnen Textinformationen in diese DMS ein, wenn sie miteinander kompatibel sind. Mittlerweile gibt es auch Anbieter, welche aufgrund eines Online- Fragebogens DMS Systeme für den Bedarf der jeweiligen Kanzlei vorstellen.
– DMSInformationen.at wäre einer dieser online DMS Führer, welcher aufgrund Ihrer Verwundungszwecke und Vorstellungen Datenmanagement Softwares vergleicht und die hoffentlich passende findet
– ein spezifisches Beispiel für ein DMS wäre das internationale Uptime Legalworks, iWork’s, ein Cloud basierter Dokument und Email Walter.

Dokument erstellen:
Erzeugt werden können diese E-Akten mit gewöhnlichen Textverarbeitungsprogrammen oder mit digitalen Diktiersystemen, wobei manche der modernen Geräte bereits ein eingebautes Spracherkennungssystem besitzen und somit einen Arbeitsschritt eliminieren. Diese Optionen sind vor allem bei der Aktenbearbeitung hilfreich.
– Philips bietet zum Beispiel professionelle Spracherkennung innerhalb der Philips-Diktiersysteme SpeechExec Pro und SpeechLive an

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der elektronischen Aktenführung ist die Aufbewahrungsfrist, welche bereits kur angesprochen wurde. Als Dateiformat für die Langzeitarchivierung bietet sich PDF-A an. PDF/A ist eine Norm der International Organisation for Standardization – kurz ISO –, die die Verwendung des Portable Document Format (PDF) für die Langzeitarchivierung (A) elektronisch gespeicherter Dokumente beschreibt. Dieser Standard stellt eine zukünftige Benutzbarkeit/Lesbarkeit von PDF/A-Dokumenten sicher. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung von PDF/A- und PDF/X-konformen Dateien sind freie und proprietäre Werkzeuge erhältlich. Sie lassen sich z. B. mit Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDF-T-Maker/Ghostscript/PDF24 erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, so z.B. OpenOffice, Adobe InDesign, Office 2010 oder neuer oder das AddIn für Office 2007.

3. Postausgang
In einer digitalisierten Welt sollte man sich beim Versenden elektronischer Dokumente mit einer Signatur absichern. Diese kann mittels Signaturkarte und Chipkartenleser, ggf. Signatursoftware qualifiziert elektronisch hergestellt werden. Elektronische Signaturen werden unter Anwendung kryptographischer Funktionen erstellt. Die Signatur eines E-Mails ist wie ein Attachment an das E-Mail angehängt. Zur Erstellung der Signatur bedient man sich eines kryptographischen Schlüsselpaares – dieses besteht aus:
– einem öffentlichen Schlüssel (Public Key),
öffentlich zugänglich – in einem so genannten Zertifikat enthalten
– und einem privaten Schlüssel (Private Key)
unter Kontrolle des Signators.
Der Signator signiert das E-Mail mit seinem privaten Schlüssel, den nur er besitzt.
Die Prüfung der Signatur erfolgt mit dem öffentlichen Schlüssel bzw. mit dem Zertifikat, das den
öffentlichen Schlüssel enthält.

Die WKO gibt einen allgemeinen Überblick zu elektronischen Signaturen: hier

Signatursoftware
Entweder kommt hier eine integrierte Funktion der Kanzleisoftware in Frage oder ein externes Signatur-Programm. Wichtig ist, zu beachten, dass eine Trusted-View möglich ist, also die Vorschau auf das zu signierende Dokument.
Auch bei den Signatursoftwares gibt es eine große Auswahl:
– Mentana Claimsoft – Office Signer — dieses deutsche Unternehmen hat auch eine österreichische Tochtergesellschaft und ist z.B. unter den Frankiermaschinen Marktführer
– Open Limit – CC Sign — hat Lösungen für: Digitale Identitäten, Sichere Datenübertragung, Rechtssichere Signaturverfahren, Digitale Langzeitarchivierung
– SecCommerce SecSigner — ermöglicht kostenlos rechtsverbindliche und medienbruchfreie Vertragsabschlüsse.
und natürlich noch etliche andere.

Ihr Future-Law Team

Sophie Martinetz & Sophie Werner