Nicht blinzeln sonst verpassen Sie es! Die Umstellung auf remote work hat einen sprungartigen Anstieg der Nutzung digitaler Tools bedeutet. Wie Notare mit der aktuellen Situation umgehen und wie die Digitalisierung in den Arbeitsalltag hineinspielt erfahren wir von Philipp Nierlich, nhp, welcher unter anderem die erste digitale GmbH Gründung Österreichs durchgeführt hat, im Gespräch mit Sophie Martinetz.
Spannende Zeiten, Herr Nierlich… Sie haben ja die erste digitale GmbH Gründung Österreichs gemacht. Seit Samstag hat die Digitalisierung ja radikal Einzug bei den Notaren gehalten. Welche Veränderung gelten seit Samstag?
Mit Inkrafttreten des 4. COVID-19-Gesetzes besteht nunmehr die Möglichkeit, einen Großteil der notariellen Beurkundungsvorgänge digital abzuwickeln. Bislang mussten Parteien zur Durchführung einer Unterschriftsbeglaubigung oder zur Errichtung eines Notariatsaktes persönlich vor dem Notar erscheinen.
Vor dem Hintergrund der aktuellen Situation wurde nun eine digitale Alternative zum „konventionellen Beurkundungsmodell“ geschaffen. Aufgrund der rechtlichen Vorgaben und der technischen Sicherheitsanforderungen ist jedoch gewährleistet, dass sowohl die Einhaltung der den Notar treffenden Identifizierungspflichten als auch die ihn gegenüber allen Parteien treffenden Belehrungs- und Beistandspflichten verlässlich ermöglicht und sichergestellt werden.
Welche Vorteile bringt die Digitalsierung dieser Aktivitäten den Klienten?
Zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 ist es derzeit notwendig, persönliche Kontakte zwischen Menschen auf das Notwendigste zu reduzieren. Weiterhin brauchen die Menschen und die Wirtschaft aber notarielle Dienstleistungen, gerade auch im Bereich der Errichtung öffentlicher Urkunden einschließlich der Vornahme von Beglaubigungen. Die Gesetzesänderung schafft nun den Spagat zwischen der Einhaltung der von der Regierung vorgegebenen Sicherheitsmaßnahmen und der notariellen Versorgung der rechtssuchenden Bevölkerung in gewohnter Qualität.
Hinzu kommt, dass eine digitale Beurkundung auch von einer im Ausland befindlichen Partei in Anspruch genommen werden kann. Die Beurkundung selbst gilt aber als in Österreich vorgenommen und wird von den österreichischen Gerichten und Behörden auch als solche anerkannt, wodurch wiederum weitere Kosten und Mühen (z.B. für eine Überbeglaubigung) entfallen können.
Wie nutze ich jetzt konkret die digitalen Services, bieten das schon alle Notare an?
Der Ablauf ist im Wesentlichen den Arbeitsschritten bei der digitalen GmbH-Gründung nachempfunden. Zuerst müssen die Parteien einen entsprechenden Identifizierungsprozess durchlaufen. Dazu erhalten sie per Email und über Handy eine Einladung, sich per Videoident-Verfahren zu registrieren und ihre Identität mit einem amtlichen Lichtbildausweis nachzuweisen.
- Der Notar erhält anschließend die entsprechenden Identifikationsdaten in einem elektronischen Datenraum, der eigens für die jeweilige Beurkundungstätigkeit angelegt wird. Falls noch nicht vorhanden, wird vom Datenraumanbieter auch gleich eine Handysignatur angelegt, die für den weiteren Beurkundungsprozess benötigt wird.
- Die anschließenden Gespräche zwischen Parteien und Notar finden via Videokonferenz im digitalen Datenraum statt. Es ist wichtig, dass die Internetverbindung während des Identifikationsprozesses der Parteien und während der Videokonferenz nicht abbricht.
- Die Urkunden werden vom Notar per Videokonferenz verlesen sowie mit den Parteien durchbesprochen und sodann im Datenraum via Handysignatur unterfertigt.
- Jeder Notar ist berechtigt, den vorgenannten Prozess durchzuführen, sofern er über die technische Infrastruktur in seiner Kanzlei verfügt. Da es die Möglichkeit zur digitalen GmbH-Gründung noch nicht so lange gibt und die nunmehrige Gesetzesänderung eher kurzfristig in Kraft getreten ist, verfügen noch nicht alle Amtsstellen über die entsprechenden technischen Voraussetzungen. Auf der Homepage der Österreichischen Notariatskammer (www.notar.at), kann man jedoch in der Rubrik Notarsuche/Suchfeld Zusatzqualifiaktionen/GmbH Digital Gründen nachsehen, welche Notare solche Dienstleistungen anbieten.
Ich bin ganz fasziniert, wie schnell Digitalisierung und Legal Tech in Zeiten von Corona vorangehen – welche Herausforderungen sehen Sie in der täglichen Umsetzung?
Wie alles, was neu ist, wird es eine gewisse Zeit brauchen, bis sämtliche Abläufe vollkommen reibungslos und effizient funktionieren werden. Ich habe bei der digitalen GmbH Gründung etwa die Erfahrung gemacht, dass die Vorbereitung sowie der Ablauf von der Identifizierung der Parteien bis zur Unterzeichnung der Urkunden derzeit länger dauert als bei der „analogen Variante“. Das ist ein Umstand, den sowohl die Notariate als auch die Parteien einplanen müssen. Bedenken muss man zudem, dass man natürlich auch mit Parteien zu tun haben kann, die noch nicht so viel Erfahrung in diesem (derzeit noch) sehr speziellen Bereich haben. Hier sind die Softwareanbieter gefragt, auf eine besondere Anwenderfreundlichkeit (auch für digitale Anfänger) zu achten.
Lieber Herr Nierlich, Danke für Ihre Zeit und Experteninsights! Um mehr über die Digitale GmbH Gründung zu erfahren hier entlang.
Stay healthy, stay home ihr Future-Law Team,
Sophie Martinetz & Sophie Werner
