Vieles hat die Pandemie verändert, vor allem die Arbeitsgewohnheiten. Davon sind auch Inhouse Legal Teams nicht ausgenommen. In ihrem Gastbeitrag beschreibt Andrea Schwartz, Counsel bei Western Union, wie sie die Veränderungen in ihrem Alltag erlebt hat.
JuristInnen wird nachgesagt, eher konservativ zu sein und sich nur zögerlich auf neues einzulassen. So hielten sich auch in Rechtsabteilungen bewährte Prozesse und Abläufe beständig, und technische Neuerungen fanden in corporate Legal Teams nur langsam Einzug.
In den letzten Jahren wurde die Rechtsindustrie in Sachen Innovation offener. Vor allem in der COVID Pandemie hat sich eindrucksvoll gezeigt, dass Rechtsabteilungen aufgrund der Fortschritte in der Digitalisierung in der Lage waren, ihren Arbeitsapparat nahezu ohne Effizienzverlust zu erhalten.
Tools erobern die Rechtsabteilung
Dabei haben sich Kollaborationstools, wie MS Teams, bewährt und die Beibehaltung eines strukturierten, effektiven und umfassenden Arbeitsablaufs während der Pandemie entscheidend ermöglicht. Diese Instrumente werden weiter an Bedeutung gewinnen und die Art und Weise, wie wir als Anwälte arbeiten, erheblich verändern.
Zusätzlich sind Wissensmanagementtools, wie iManage, hoch im Kurs: Seit man sich nicht mehr kurz einfach mit den KollegInnen im Büro über ein bestimmtes Projekt austauschen kann, zeigt sich die Bedeutung Knowledge Management Tools, die die zugrunde liegenden Fakten, die verfügbaren Gutachten und Memoranden sowie die entsprechenden Dokumente – nach einem von den NutzerInnen selbst zu definierenden System – dokumentieren und mit den beteiligten Teammitgliedern teilen. Dies ermöglicht eine effektive Nutzung von Budget und Kapazitäten und hält alle, unabhängig vom Ort, auf dem laufenden.
Aber auch andere Legal Tech Tools sind schon heute Teil der Zukunft. Sie betreffen die elektronische Signatur, die Automatisierung von Prozessen wie der Vertragserstellung, den Einsatz von Chat Bots, die Einführung von Übersetzungstools, die Nutzung künstlicher Intelligenz (z. B. für Compliance), um nur einige zu nennen.
Contract Lifecycle Management hoch im Kurs
Speziell als Trend herauszuheben sind Contract Lifecycle Management-Systeme, die operative und rechtliche Risiken minimieren, sowie erhebliche Kosteneinsparungen und organisatorische Effizienz erzielen können. Durch die Automatisierung und Rationalisierung wichtiger Vertragsprozesse (z. B. pünktliche Zahlung für wesentliche Provider, rechtzeitige Information an relevante Stakeholder) spielen CLM vor allem im Bereich der Compliance, der Organisationshaftung und bei M&A Projekten eine wesentliche Role. Damit gehoeren Risiken der Vergangenheit an, die sich aus schwachen internen Schnittstellen oder Personalveränderungen ergaben.
Vor allem Unternehmen, die ihr Kerngeschäft digitalisieren, kommen nicht mehr daran vorbei, auch die Rechtsabteilung bereits erheblich zu veränderen und zu digitalisieren. Die technischen Möglichkeiten sind beeindruckend!
