Kanzleisoftware – Management statt nur Adressverwaltung

Beim Bau einer digitalen Kanzlei kann man sich den Prozess bildlich wie einen Bergbesteigung vorstellen. Zuerst stattet man sich mit der richtigen Ausrüstung aus und plant seinen Anstieg— legt also mit der IT den Grundbaustein für ein digitales Geschäftsmodell. Darauf folgend startet die Expedition mit den vielleicht noch nicht so erschwerlichen ersten Etappen — die Einführung einer Kanzleisoftware und die persönliche Umstellung zur digitalen Arbeitsweise. Schlussendlich kommt es zum letzten zähen Anstieg bevor man den Gipfel erklommen hat — die gänzliche Digitalisierung der eigenen Kanzlei. Um den Berggipfel zu erreichen müssen wir also zuvor noch ein wenig Preparationsarbeit leisten.

Kanzleisoftware

Mit der richtigen Anwaltssoftware organisieren Anwälte die Arbeitsabläufe in der Kanzlei effizienter. Schriftsätze, Mandantenakten, Termine und Fachinformationen werden an einer Stelle gebündelt und sind für jeden Mitarbeiter verfügbar. Office-Softwares, welche Textverarbeitung, Mailsystem, Kalender etc. beinhalten sind durch Programme wie Windows auf so gut wie allen Computern bereits abgedeckt. Für speziellere Anforderungen oder einfach effizienteres Arbeiten können aber dann bereits Kanzleisoftwares in Frage kommen. Denn heutzutage ist die Kanzleisoftware nicht mehr nur ein Arbeitsinstrument für das Sekretariat oder ein Dokumentenmanager für den Anwalt, sondern auch ein Managementwerkzeug. Es gibt noch immer vermehrt Komplettprogramme für Kanzleien aber spezialisierte, auf Modulen basierte, miteinander verknüpfte Programme sind seit längerem auf dem Vormarsch. Jeder Arbeitsbereich hat dann sein eigenes Programm und für jedes Problem eine eigene schnelle Lösung.

Daydreaming? -> Reality!

Ein Mandant meldet sich per Telefon in der Kanzlei. Die Telefonanlage mit CTI-Schnittstelle (Computer Telephone Integration) erkennt die Rufnummer und blendet die digitale Mandantenakte ein. Ein Fachanwalt wird für eine Fachfrage gebraucht. Der Kanzleimitarbeiter sieht bereits im Kanzleikalendar nach, welcher Kollege wann Zeit hat. Nach dem Gespräch schickt der Mitarbeiter dem Mandanten eine E-Mail mit Terminbestätigung.

Um sich den Alltag zu vereinfachen und Aufgaben zu beschleunigen, wie im oben dargestellten Beispiel, können Kanzleisoftwares herangezogen werden. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters gibt es einen Überfluss an Möglichkeiten

In Österreich gibt es zahlreiche Anbieter für branchenspezifische juristische Software wie zB:
• Advokat
• Notabene
• Paragraph-Software
• R/Win
• WinCaus

Doch bevor man sich hastig für eine Software entscheidet sollte man sich einige essentielle Fragen stellen, wie etwa :

1) Entscheide ich mich für ein Cloudbasiertes -oder ein Server Kanzleiinternes System?
Bei der ersten Frage kommt es häufig auf die Kanzleigröße an. Kleinere Kanzleien entscheiden sich oft gegen die On-Premise Option, um einem auswärtigen IT Berater und dem Kauf von dessen Service aus dem Weg zu gehen. Beim Cloud-based System steht der Server in einem Hochleistungsrechenzentrum. Über eine gesicherte Datenverbindung greifen die Kanzleimitarbeiter auf die Programme und Daten zu.
On-Premise Lösungen benötigen einen Server und eventuell noch andere Hardware, alles in den vier Wänden der individuellen Kanzlei.
2) Wie viel Geld bin ich bereit zu investieren oder komme ich mit einer kostenlosen Open Source Lösung aus?
Open Source Softwares kommen von freien Entwicklern, welche Softwares produzieren und zur Weiterentwicklung sowie kostenlosen Nutzung ins Internet stellen. Diese Softwares nutzen zB Open Office als Grundlage und stocken mit ihren verschiedenen Diensten dann darauf auf. Gefährlich kann bei Open Source Programmen sein, dass die Kanzlei aus dieser “herauswächst” und/oder die Software sich nicht mehr weiterentwickelt. Entscheidungen für oder gegen eine bestimmte Software beeinflussen daher auf Jahre hinaus auch eventuell die Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei.
Beim Vergleich der einzelnen Kanzleisoftwaren kann man sich an den Stichworten: individuelle Bedürfnisse, Investitionssumme, Service, Netzwerk und Sicherheit festhalten.

3) Bin ich Anwaltssoftware “Einsteiger” oder will ich nur auf ein anderes Produkt umsteigen?
Die Umstellung von einer einfachen, vielleicht billigeren Software auf eine professionelle Endlösung kostet viel Zeit. Alle Leistungen der laufenden Akten müssen nochmals eingegeben werden. Schnittstellen für Datenimport gibt es nur zum Teil, am ehesten für Adressen. Die Suche nach Mustern aus alten Akten ist nicht mehr oder erschwert möglich. Außerdem müssen alle Mitarbeiter erst das neue Programm wieder erlernen und in ihren Workflow zurückkommen.

Und als kleiner Tipp am Ende: Es gibt kein schlechtes Wetter, sondern nur schlechte Ausrüstung.

Ihr Future Law Team

Sophie Martinetz & Sophie Werner