Legal Tech Frühstück für Rechtsabteilungen Rückblick | 12.2.2020

“1 Jahr Digitale Signatur im Unternehmen – Einführung und konkrete Learnings”

In unserem Legal Tech Frühstück für MitarbeiterInnen und LeiterInnen von Rechtsabteilungen gemeinsam mit der Vereinigung der österreichischen Unternehmensjuristen haben wir am 12.2.2020 aufgrund der großen Nachfrage erneut das Thema Digitale Signatur diskutiert und Erfahrungen ausgetauscht.

Die grundsätzlichen Vorteile liegen auf der Hand: Vertragsunterzeichnung mit digitaler Signatur spart Zeit und Geld. Das Ausmaß ist sogar oft unterschätzt, eine große Rechtsabteilung schätzt den durchschnittlichen Aufwand für die Unterschrift eines Vertrags auf 178€ und hat einen zeitlichen Durchlauf von 2,5 Wochen. Als Erfahrungswert wurde dem eine „Return Rate“ für digital unterzeichnete Verträge bei 24-48 Stunden gegenübergestellt. Die Kosten pro Signaturvorgang bzw. das Preismodell unterscheidet sich bei den verschiedenen Signaturtools aber grundsätzlich geht es um Kosten von etwa 2-4€ pro Signatur.

Aber auch aus rechtlicher Sicht gibt es gute Argumente für die digitale Signatur. Im Unterschied zu einem physisch unterschriebenen und danach eingescannten Vertrag gibt es in einem Softwaretool einen sogenannten Audit Trail aus dem hervorgeht, wann die Unterschrift von welcher IP-Adresse aus gemacht wurde. Das digitale Dokument ist darüber hinaus unveränderbar, d.h. auch jegliches Paraphieren fällt weg, da keine Austauschseiten möglich sind. Trotzdem kommt oft ausgerechnet von Rechtsanwaltskanzleien und (teilweise auch unternehmensinternen) Rechtsabteilungen in anderen Ländern Widerstand gegenüber der digitalen Signatur mit genau dem Argument, das eine physische Unterschrift und Einscannen „sicherer“ sei.

Ein weiterer Diskussionspunkt war der Ersatz von internen Approvals durch Freigaben via digitaler Signatur. Also eine unternehmensinterne Verwendung über externe Vertragsunterzeichnungen hinaus. Ist einmal der Prozess eingeführt wollen viele auch interne Dokumente auf diese Weise freigeben. Dies hat sich in manchen Unternehmen so etabliert, in anderen gibt es – parallel zur digitalen Signatur – (interne) Workflowtools für Approvals. Wie auch bei anderen Legal Tech Tools bietet sich bei Einführung der digitalen Signatur die Möglichkeit, kritisch die bestehenden (analogen) Prozesse zu hinterfragen. Z.B. die Anzahl der als erforderlich definierten Unterschriften auf einem Dokument. Nach Einführung gibt es in den Tools dazu außerdem Reports und Statistiken über die Abläufe „schwarz auf weiß“, Zahlen die analog kaum systematisch erhoben und hinterfragt werden.

Als Erfahrungstipp bei der Anschaffung eines digitalen Signaturtools wurde externe Begleitung empfohlen, vor allem um die Aufwände für Toolauswahl und Prozessoptimierung zu reduzieren. Bei der Einführung sollte man grundsätzlich schrittweise vorgehen statt gleich alles auf einmal anzugehen. Also Fokus auf die einfache digitale Signatur (für formfreie Verträge) und die Abwicklung von Massenverträgen. Sind Widerstände erst beseitigt können weitere Verträge dazugenommen werden und eventuell auch eine qualifizierte digitale Signatur angedacht werden.

Das Frühstück für Rechtsabteilungen ist eine Kooperationsveranstaltung von Future-Law und der Vereinigung Österreichischer Unternehmensjuristen (VUJ) zum Zweck des Best Practice-Austauschs und der Vernetzung. Das nächste Frühstück findet am 5.5.2020 statt.