In unserer Veranstaltungsreihe Legal Tech Frühstück für MitarbeiterInnen und LeiterInnen von Rechtsabteilungen, die wir gemeinsam mit der Vereinigung der österreichischen Unternehmensjuristen ausrichten, war das Thema am 8.4.2021 „Wie gehe ich bei der Toolauswahl vor? Was gilt es zu bedenken?“.
Aus der Diskussion und den Erfahrungen der 25 Teilnehmer sowie den Erfahrungen aus unterschiedlichen Beratungsprojekten von Future-Law kristallisierten sich folgende Punkte heraus, die nach der Ausarbeitung der inhaltlichen Requirements entscheidungsrelevant sind:
Speziallösung für die Rechtsabteilung versus Unternehmenslösung
Eine rechtsabteilungsspezifische Lösung hat natürlich den Vorteil, dass die Lösung auf die Bedürfnisse der Rechtsabteilung maßgeschneidert ist. Es sollten aber die die späteren Auswirkungen und der Aufwand einer „Application Ownership“ bereits im Vorfeld bedacht werden. Sprich laufende Kosten und Wartung (auch wenn dies natürlich innerhalb der IT-Abteilung gemacht wird werden die Ressourcen der Rechtsabteilung zugeordnet) aber auch „politische“ Diskussionen für das weitere Bestehen der Insellösung. Gemeinsames Fazit des Termins war, dass der Vorteil durchaus überwiegen kann, aber dass dazu eine bewusste Entscheidung seitens der Rechtsabteilung getroffen werden sollte. Hier sind natürlich auch die Größe des Unternehmens und dessen Digitalisierungsgrad sowie Faktoren wie die Organisation der Rechtsabteilung (zentral/dezentral) von Bedeutung.
Cloud versus On Premises
Die Cloud hat unter Juristen immer den bösen Beigeschmack, dass die Daten nicht unter Kontrolle sind es oftmals fragliche DSGVO-Aspekte gibt. Trotzdem sprechen vor allem zwei Faktoren für eine Cloudlösung. Das Customizing hält sich auf geringem Niveau und muss nicht, wie bei On Premises-Lösungen, bei jedem Systemupgrade zeit- und (meist auch) geldintensiv nachgezogen werden. Man bekommt außerdem die Änderungs- und Weiterentwicklungsanforderungen anderer Kunden „gratis“ mit den Updates mitgeliefert und lagert den Wartungsaufwand aus.
Open Source, No-Code – selbst programmieren?
Einige Rechtsabteilungen beschäftigen sich aktuell mit der strategischen Idee, Closed Source-Lösungen abzulösen. In den meisten Fällen geht es dabei also nicht darum, „selbst“ zu programmieren sondern sich aus der Abhängigkeit, dass nur der Provider Upgrades liefern kann, zu befreien.
Unterstützung im Projektmanagement
Einstimmigkeit herrschte darüber, dass eine ProjektmanagerIn das Implementierungsprojekt erleichtert und beschleunigt. Während der inhaltliche Lead bei der Leitung der Rechtsabteilung liegen sollte, können aufwandstreibende Zusatzaufgaben wie Projektplanerstellung und Controlling, Deadlines und Organisation sinnvoll an eine unternehmensinterne oder -externe Person mit Projektmanagement-Kenntnissen ausgelagert werden. Auch punktuelle Unterstützung (in Form von Projektcoaching) dazu rechnet sich.
Die IT
Aktuell gibt es viele IT-Abteilungen, die aus einem Digitalisierungsanspruch oder -druck heraus Rechtsabteilungen vor sich hertreiben oder Tools für sie aussuchen. Wichtig ist, dass Bedürfnisanalyse und Toolauswahl durch die Rechtsabteilung direkt erfolgen.
Es ist jedoch gut, die IT von Anfang an einzubinden, damit einerseits technische Schnittstellen zu anderen Systemen frühzeitig besprochen werden können. Aber auch damit die IT die Rechtsabteilung in der Kommunikation mit dem Provider zu unterstützen kann und um technische Aspekte zu „übersetzen“.
Abschließend gab es Einstimmigkeit bei den Erfahrungen zu Budget und Timings: das Budget sollte immer etwas höher angesetzt werden als die Summe, die der Toolverkäufer nennt und der Launchtermin immer mit etwas Puffer versehen werden!
Das Frühstück für Rechtsabteilungen ist eine Kooperationsveranstaltung von Future-Law und der Vereinigung Österreichischer Unternehmensjuristen (VUJ) zum Zweck des Best Practice-Austauschs und der Vernetzung.
Mehr unter: https://future-law.at/legaltech-fruehstueck-fuer-rechtsabteilungen/
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