Virtuelle Teams sind spätestens seit COVID-19 in aller Munde, doch neu ist diese Form der Zusammenarbeit nicht. Große internationale Unternehmen und Kanzleien kennen virtuelle Kooperation schon länger, da sie dadurch global vernetzt und rund um die Uhr arbeiten können. Das bedeutet ein Maximum an Know-how-Transfer und vor allem mit hoher Geschwindigkeit zu arbeiten.
In anderen Unternehmen passierte die Umstellung auf virtuelles Teamwork durch COVID-19 plötzlich, teilweise ohne nötige technologische Ausstattung und vor allem ohne eingespielte Regeln für Kollaboration und Kommunikation.
Hier sind 3 grundlegende Herausforderungen virtueller Teams, die wir bei unseren Kunden im Anwaltsbereich über die letzten Monate hinweg immer wieder gesehen haben:
1: Technologie
Forschung zu virtuellen Teams zeigt, dass Technologie das Um und Auf ist. Logischerweise, immerhin arbeiten virtuelle Teams per Definition „remote“ – also über Bereichs-, Länder- oder Zeitgrenzen hinweg und sind für die Zusammenarbeit auf Kommunikationstechnologie angewiesen.
Ist die Ausstattung, also die Tools oder das Know-how, zwischen Teammitgliedern unterschiedlich, führt dies unweigerlich zu Verzögerungen in Projekten, die sich aufschaukeln. Da die Umstellung auf Homeoffice speziell zu Beginn der Pandemie für einige Kanzleien sehr plötzlich kam, standen sie vor der Herausforderung, dass sie von daheim nicht einfach so weiterarbeiten können, wie im Büro. Zum Beispiel, weil nicht jeder Mitarbeiter einen Firmen-Laptop hat, weil Softwarelizenzen nur am Büroarbeitsplatz funktionieren oder weil Mitarbeiter von daheim nicht gesichert auf das Firmennetzwerk zugreifen können.
2: Kommunikation
Mitarbeitern einfach einen Laptop zu geben, reicht natürlich nicht. Kenntnisse über virtuelle Teams zeigen, dass es vor allem Konventionen und klare Spielregeln braucht, wie man virtuell zusammenarbeit, zum Beispiel wann Rückmeldungen zu geben sind, wo Informationen abgelegt werden und so weiter. Führungskräfte haben hier eine besondere Verantwortung, weswegen wir ein Webinar zum Thema „Erfolgreiches Führen im Homeoffice“ veranstaltet haben, dass Sie gerne nachschauen können.
Es gibt wenige Berufe, die so sehr auf Texte und Dokumentation angewiesen sind, wie Anwälte. Mangelnde Kommunikation und Kollaboration rund um den Dokumentierworkflow sind bei virtuellen Teams hier besonders weitreichend. Erschwerend kam für einige Kanzleien hinzu, dass sie diese Prozesse analog und nicht digital aufgesetzt hatten. Zettelwirtschaft führt in virtuellen Teams quasi zwangsläufig zu Chaos. Moderne Sprache-zu-Text-Lösungen erleichtern die Kommunikation bei der Dokumentenerstellung enorm, da zu jeder Zeit die Zuständigkeiten und der Status von Aufgaben geklärt sind und sogar automatisiert ablaufen können.
3: Produktivität
Die Produktivität von virtuellen Teammitgliedern leidet besonders, wenn im Arbeitstag Projektarbeit und Tagesgeschäft andauernd vermischt werden. Speziell Unterbrechungen sind echte Zeitdiebe, denn man braucht bis zu 10 Minuten um nach einer Unterbrechung die Konzentration wieder zu finden. Durch COVID-19 bedeutet virtuell in den meisten Fällen zugleich auch Homeoffice. Studien zeigen, dass Mitarbeiter im Homeoffice oft noch mehr arbeiten, als im Büro zudem verschwimmen bei einer hohen Arbeitsbelastung Arbeit und Freizeit miteinander. Dies alles kann die Produktivität in virtuellen Teams beeinträchtigen.
Sprachtechnologie kann enorm zu einem besseren Zeitmanagement beitragen, da Zeit für manuelle Tätigkeiten (Dokumentation, Admin, etc.) reduziert wird und stattdessen mehr Zeit für fokussiertes Arbeiten bleibt.
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[ Future-Law freut sich Ihnen diesen Artikel in Kooperation mit PHILIPS vorstellen zu dürfen]
