New Work in der Juristerei: Welche Tools und Gadgets machen es möglich

Was bedeutet “New Work” und wie können es moderne Informations- und Kommunikationstechniken erlauben “neu” zu arbeiten? Es gibt auch für JuristInnen viele Arbeitsformen, die nicht mehr an einen festen Arbeitsort oder Arbeitszeit gebunden sind. In einer globalisierten Arbeitswelt kennt man fast keine Grenzen – das zu nutzen ist im 21.Jahrhundert auch die Herausforderungen u.a. für Kanzleien und Rechtsabteilungen. 

Das Wort Telearbeit wird (nicht nach dem gesetzlichen Wortlaut) oft als Sammelbegriff der Arbeit außerhalb des physischen Büros definiert. Nicht von Bedeutung ist dabei, ob der Arbeitnehmer an einem anderen eingerichteten Arbeitsplatz oder wirklich mobil/unterwegs arbeitet.  

Laptops sind noch immer das Epizentrum  der mobilen Arbeit. Tablets und Smartphones sind derzeit Kommunikationsmittel aber werden immer mehr zum hilfreichen Tool der mobilen Arbeit. Immer mehr Kanzleisoftwareanbieter, wie zB RA-Micro aus Deutschland bietet innerhalb ihrer Software für die digitale Kanzlei auch eine App (“E-Desk”), welche in Synchronisation mit dem Kanzlei-Datenbestand die bisherige Arbeitsweise mit Aktenstapeln und Dokumentenkörben nachbildet.

Im Legal Tech Hub Vienna entwickelt zB ein Legal Tech Start-Up appbyyou zusammen mit einer Anwaltskanzlei einen ein Company Messenger speziell für die mobilen Bedürfnisse von Anwaltskanzleien.

Aber mobil arbeiten ist nicht nur eine Herausforderung des sicheren Zugangs zu den eigenen Dokumenten und Daten. Die permanente Möglichkeit der digitalen Ablenkung ist groß: Wer der eigenen Produktivität nicht ganz traut oder sich einfach keine Sorgen machen will bei der Internetrecherche vom Hundertsten ins Tausende zu kommen und dabei das eigentliche Problem aus den Augen zu verlieren, für den/die, wären als Gadget der Arbeitswelt, sogenannte Self-Control oder Produktivitäts Apps von Vorteil: 

Self-Control, ein Open-Source Tool, kann beliebige Domains bis zu einem Tag blockieren indem man sie auf eine Blacklist setzt und einen Timer aktiviert. 

 

Zur Effizienzsteigerung und Selbstanalyse des Arbeitsverhaltens kann RescueTime beitragen: Das App läuft im Hintergrund auf dem PC oder mobilen Endgerät, misst die Zeit, die auf bestimmten Seiten oder mit bestimmten Anwendungen verbracht wird und liefert detaillierte Reports, anhand derer die Zeitfresser im Tagesablauf identifiziert werden können und lässt so erkennen, welches Verhalten konkret die Unproduktivität steigert.

ARBEITSABLÄUFE:

Wer verteilt arbeitet, muss auch mehr medienvermittelt kommunizieren. Beim mobilen Arbeiten können die Regelungsbereich für interne Kommunikation und externe Kommunikation schon mal verschwimmen, denn was ist überhaupt noch als intern, wann als extern zu qualifizieren? 

Das Email Format wird schon länger nicht mehr als die Be-All-End-All Variante der Kommunikation gesehen. Email Ping-Pong und CCeritis sind nur einige der kleinen Krankheiten die die Tendenz haben unsren Arbeitsalltag zu überfrachten. Immer mehr, und wahrscheinlich zukünftig auch verstärkt, werden zentrale Orte der Zusammenarbeit genutzt und das in allen Formen und Farben. Dienstprogramme wie Slack oder Trello bieten die Möglichkeit mit Teamkollegen aber auch mit Dritten auf einer geteilten Plattform zu kommunizieren. Das datenschutzrechtliche Thema und die Frage ob man die Cloud verwenden darf/will ist hier natürlich immer zu beachten.

Wie die Arbeit mit so einem Tool aussehen kann? Hier ein kleines Beispiel anhand von Slack. Slack soll eine einheitliche un zentrale Anlaufstelle sein, welche die Arbeit in Channels erledigt. Diese Channels werden anhand von Themenbereichen, Projekten oder Standorten erstellt und können von Mitgliedern beigetreten und bei Bedarf wieder verlassen werden. Geteilte Channels und Gast-Accounts bieten die Möglichkeit auch mit externen Partner zu arbeiten. Integrierbare Apps sollen das Kommunikationsformat auf die individuellen Bedürfnisse Zuschneidern. 

Die Benutzung für die Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen ist oft auf Grund der standesrechtlichen Bestimmungen leider nur bedingt möglich.

Ganz nach dem Motto: Not all that glitters is Gold hat auch die Mobile Arbeit ihre Kehrseite. Durch die ständige Erreichbarkeit und den rapiden Fortschritten der Digitalisierung fühlt man sich schnell abhängig oder kann nicht mehr abschalten. Das Berliner Unternehmen Offtime will dem gegenwirken. Mit ihrer App konzentrieren sie sich auf Lösungen zum Abschalten und Auftanken. Mit der Offtime-App kann man in selbst definierten Zeiträumen Anrufe, SMS und Benachrichtigungen blockieren und automatische Antworten versenden lassen. Weiters lassen sich Apps oder die Internetverbindung blockieren.

In diesem Sinne – gutes Gelingen beim konzentriert Arbeiten!

Ihr Future-Law Team,

Sophie Martinetz & Sophie Werner