Definition — Projektmanagement wird als Managementaufgabe gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.
Doch wie und wo kann Projektmanagement auch in der Kanzlei funktionieren und ist es sinnvoll?
Aufgrund teils neuer Anforderungen an den Juristen wie zum Beispiel mehr Transparenz gegenüber dem Mandaten und noch effizientere Arbeitsweise wegen steigendem Kostendruck wird Projektmanagement auch in Kanzleien immer interessanter. Dabei ist es egal, ob eine Umstellung der Kanzleisoftware das Projekt ist oder ein großer Mandant.
Wichtig werden an dieser Stelle das Management beziehungsweise die Entscheidungsträger, da nicht nur motivierende Pep-Talks benötigt werden, sondern ein Bewusstsein für das Projekt entwickelt werden muss. Also alles eine Frage der Einstellung ? Zumindest teils.
Zunächst gilt es, das aktuelle Problem genau zu benennen, ein Ziel für das Projekt(management) zu formulieren und abzuschätzen, welche Ressourcen das Projekt beanspruchen wird. Dieser essenzielle Schritt schafft das Fundament, auf dem man aufbauen kann.
Da die meisten Kanzleien eine partnerschaftliche Struktur aufweisen und Ansichtsweisen unterschiedlich sein können, mag es von Vorteil sein, eine externe dritte Person heranzuziehen, um eventuelle Blockaden zu lösen und einen anderen Blickwinkel auf die Thematik zu erhalten.
Was unterscheidet Projektmanagement in der Kanzlei?
Mandatsarbeit geht vor und so kann es passieren, dass die notwendigen zeitlichen Ressourcen, um Projekte voranzubringen oder fertigzustellen, fehlt. Was im worst case scenario zum Stillstand des Projekts führt. Das kann der Kanzlei finanzielle sowie immaterielle Schäden zufügen — zum Beispiel im Sinne von Engagement Rückgang oder Vertrauensverlust bei Dienstleistern.
Projekte in Kanzleien scheitern also meist am Tagesgeschäft, dem Mangel an Handlungsdruck, Umsetzungswillen und der nicht vorhandenen Priorisierung. Gerade wenn die Auslastung von Berufsträgern sehr gut ist, fehlt die Bereitschaft, sich mit strategischer Weiterentwicklung der Kanzlei am Markt zu beschäftigen.
Das bedeutet jedoch keinesfalls, dass Projektmanagement in der Kanzlei dem Untergang geweiht ist — auf die richtige Strategie kommt es an.
Bei großen Projekten können vorabgesetzte Meilensteine helfen. Das Zerlegen in Teilabschnitte nimmt dem Projekt so die Komplexität und hilft, den Überblick nicht zu verlieren. Mit Zwischenergebnissen können Verantwortliche auch intern den Fortschritt des Projekts darstellen und die Früchte der investierten Arbeit spornen weiter an .
Vor allem, wenn mehrere Abteilungen oder Personal aus unterschiedlichen Bereichen an dem Projekt beteiligt sind muss der Projektleiter durchgreifen können. Der Projektverantwortliche sollte dafür sorgen, dass die einzelnen Beteiligten ihre Arbeiten zeitgerecht abliefern. Sonst kommt es zu Verzögerungen und zu Resignation.
Deswegen empfiehlt sich eventuell der oben angesprochene externe Dritte als Projektverantwortlicher, welcher die Arbeit entemotionalisiert und vielleicht leichter das „Big Picture“ (das Große Ganz) sieht. Um Unklarheiten vorzubeugen und Professionalität zu gewähren sollte aber auf jeden Fall ein Projektleiter benannt werden.
Für klein und groß
Größere Einheiten sind im Projektmanagement im Vorteil, denn das Projektmanagement läuft oft standardisiert und damit auf einem gewissen Professionalitätsniveau. Mangelnder Entscheidungswille kann aber auch hier zum Verhängnis werden.
Gutes Projektmanagement und das Vermeiden von Frustration macht Projektmanagement aber auch für kleinere und mittlere Kanzleien wichtig. Denn mit jedem Projektscheitern nimmt die Glaubwürdigkeit der Partner ab und die Mitarbeiter werden unzufriedener und verschlossener gegenüber neuen Projektideen.
Projektmanagement 101
- Zieldefinierung
- Problem bestimmen und Lösungsweg suchen
- Budget festlegen
- Projektverantwortliche und Beteiligte benennen
- Festlegung der benutzbaren Tools und Regelungen für Berechtigungen (z.B.: Datenzugriff)
- Projektplan erstellen
- „Meilensteintermine“ festlegen, an welchen Ergebnisse gezeigt werden sollen, sowie regelmäßige Kontrolle von Zwischenergebnissen
- Evaluierung nach abgeschlossenem Projekt
Ihr Future-Law Team,
Sophie Martinetz & Sophie Werner
