Das Einholen einzelner Unterschriften kann ganz schön lästig sein. Vor allem, wenn die einzelnen eingescannten Unterschriften mühsam in ein Dokument zusammengefügt werden müssen. Dabei kann die digitale Signatur Abhilfe schaffen. In diesem Beitrag beschreibt Sophie Martinetz die Vorteile der digitalen Signatur für die Anwaltschaft.
Warum könnten Anwälte die digitale Signatur brauchen?
In einer immer stärker digitalisierten Geschäftswelt ist die elektronische Signatur eine logische Weiterentwicklung von digitalen Serviceangeboten. Auf der einen Seite bringt es dem Anwalt die Möglichkeit den Prozess der Unterschrift innerhalb der Kanzleiinfrastruktur möglicherweise effizienter zu gestalten. So geht man davon aus, dass das Ausdrucken eines Vertrages durchschnittlich mindestens 25 € kostet.
Auf der anderen Seite ist der Nutzen für den Klienten potentiell groß: durch die Corona Situation ist das Ausdrucken von Dokumenten und unterzeichnen rein physisch für MandantInnen oft sehr erschwert.
Gerade, wenn mehr als eine Person in den Unterschriftenprozess eingebunden sind, ist der Aufwand entsprechend hoch. Z.B. in Fällen in denen die Anwält*in am Ende des Prozesses alle (eingescannt übermittelten) Unterschriften zu einem Originaldokument zusammenführen muss.
Ein gut ausgewähltes elektronische SignaturTool bietet folgende Vorteil:
- Nachvollziehbarkeit des Prozesses,
- Kontrolle des Signaturprozesses
- Effizienzsteigerung des Signaturprozesses
- Unabhängigkeit des Signaturprozesses von Ort und Drucker
- Sicherheit des Prozesses: digitale Dokumente werden verschlüsselt und erfüllen ein höchstmögliche Maß an Sicherheit und des Datenschutzes
Kosten/Nutzen: bei der Prozesserfassung des realen Unterschriftenprozesses unter Einbeziehung aller Beteiligter kommen viele Unternehmen und Kanzleien auf viel Zeitaufwand und daher auch hohe Kosten.
Bei einem den Bedürfnissen entsprechenden SignaturTool kann der zeitliche Aufwand und damit die Kosten (vor allem der vorbereitenden MitarbeiterInnen) stark reduziert werden.
Allerdings bringt auch ein elektronisches Signaturtool Kosten je nach Art der Signatur. Diese Kosten liegen aber weit unter den oft realen Kosten (diese realen Kosten laufen allerdings oft „einfach mit“ und werden von AnwältInnen daher nicht als solche wahrgenommen). Kurz: mit einem elektronischen SignaturTool werden die Bearbeitungszeiten und auch der Abschluss beschleunigt.
Viele Klienten erfahren digitale Dienste, die Ihnen Aufwand ersparen, als sehr positiv. Klienten, die noch das „gute alte Papier“ bevorzugen, können Dokumente ja auch weiterhin auf Papier unterzeichnen. Auch hier gilt wohl das Pareto-Prinzip von 80:20.
