Wo könnte die Digitalisierung in einem Konzern helfen? Wie kann den MitarbeiterInnen Abhilfe von repetitiven geschafft werden? Andreas Böcskör, Head of Legal and Compliance der Schoeller-Bleckmann Oilfield Equipment AG und CEO der Advoodle GmbH, schildert in seinem Gastbeitrag einige Ideen dazu.
Der vielfach zitierte Mythos der Digitalisierung ist Realität geworden. Auch wenn der Schwerpunkt des vergangenen Jahres auf der breiten Anwendung und Professionalisierung von Videokonferenzen bestand, gab es doch zahlreiche bemerkenswerte Entwicklungsschübe; von der richtungsweisenden COVID-19-Gesetzgebung einmal abgesehen. Moderne Instrumente der Vertragserstellung machen den Dokumentenerstellungs- und -wartungsprozess transparenter und effizienter. Compliance-Vorgaben und Security Checks können gleich direkt in das System implementiert werden. In einem Umfeld zunehmender Angriffe von Cybercrime ist das ein nicht zu übersehender Faktor.
Unternehmen setzen sich seit Jahrzehnten aktiv mit der Digitalisierung von Prozessen und Abläufen auseinander. Produktionen sind teil- oder vollautomatisiert, Einkauf und Verkauf funktionieren nahezu ausschließlich über integrierte Systeme. Und dennoch erschöpfte sich Digitalisierung in den Management- und Verwaltungsebenen in der Bereitstellung eines Personal Computers (PCs) mit Internet- und Netzwerkzugangs.
Contract-Lifecycle Management als wichtiger Aspekt
Auf der Legal Tech Konferenz 2020 von Future-Law habe ich zum Thema “Was ich mir als Rechtsabteilungsleiter wünschte und warum ich mir dann mein eigenes Tool baute” referiert. Inhalt des Vortrags und der spannenden Diskussion mit den zahlreichen TeilnehmerInnen war die Einführung von Smart Contracts im Kontext der Dokumentensteuerung. Mithilfe eines typischen Contract Lifecycle-Modells habe ich die Sinnhaftigkeit eines ‘Legal Prose to Code’-Ansatzes bei der Dokumentenerstellung, der elektronischen Signatur (eID) und des Post-Closing-Managements von Dokumenten und Verträgen erläutert.
Gerade letzteres stellt in der Praxis eine große Herausforderung dar: Professionelle Beratung zu einem Rechtsthema bzw. zu einer Vertragsanfrage zu leisten ist eine Herausforderung für sich. Eine ebensolche ist post-Closing die Exekution zu begleiten und Best-Practice-Modelle zu entwickeln, die es ermöglichen, Dokumentenmanagement gezielt zu betreiben. Schließlich müssen Erwartungen getroffen werden bzw. muss gegebenenfalls durch gezielte Gestaltungsmaßnahmen in Form von z.B. Zusatz-, Erneuerungs- oder Kündigungsvereinbarungen gegengesteuert werden. Auch müssen Folgeprozesse rechtzeitig angesteuert und Ergebnisse für parallele Transaktionen übernommen werden.
Viele KollegInnen verfolgen hier den Ansatz der Vertrags-Standardisierung. Dies ist ein valider Zugang, der – wo möglich – empfehlenswert ist. Moderne Software hilft uns aber auch im nur teilstandardisierten Bereich schnelle Erfolge zu erzielen. Durch deren Einsatz lassen sich Prozesse effizienter abbilden und das Gesamtrisikoprofil des Unternehmens verringern.
Integration in Unternehmensprozesse entscheidend
Mir ist durchaus bewusst, dass es in der Praxis einer sehr großen Durchsetzungsstärke bedarf, um digitale Verträge in die unternehmerischen Prozesse einzuführen. Immerhin zeigt sich mittlerweile doch eine relativ große Bereitschaft zur elektronischen Signatur von Verträgen. Der Umstand, dass diese aber erst mühsam eingelesen werden müssen, gegebenenfalls sogar unter Anwendung einer anzulernenden KI, macht diese aktuell jedoch etwas träge und würde wiederum für digitale Verträge sprechen. Viel entscheidender in diesen Überlegungen ist jedoch die Integration in die Unternehmensprozesse. Denn erst dadurch kann das volle Potential ausgeschöpft und effektiv an Gesamtaufwand eingespart werden.
